Assemblées générales et COVID: le point sur les règles actuelles

Marco Villa & Julien Le Fort, FBT Avocats

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Clarification sur les règles applicables aux assemblées générales dans le contexte de l’assouplissement des règles COVID-19.


Marco Villa et Julien Le Fort, FBT Avocats.

Le droit suisse requiert la présence physique des participants à l’assemblée générale de la société. En effet, une assemblée générale (p.ex. d’une société anonyme) ne peut pas prendre de décision par voie de circulation.

Dans le cadre de la crise sanitaire, le Conseil fédéral a interdit les rassemblements de personnes. Pour permettre aux sociétés de tenir néanmoins leurs assemblées, il a prévu des règles dérogatoires temporaires. Le 27 mai 2020, vu l’évolution favorable de la situation sanitaire, le Conseil fédéral a fortement assoupli les mesures liées à la crise sanitaire. Il a également fait évoluer les règles relatives aux assemblées.

C’est l’organisateur de la réunion qui décide comment il veut
procéder; il impose ensuite son choix aux participants.
I. Règles dérogatoires temporaires

Entré en vigueur le 17 mars 2020, l’article 6a (devenu par la suite art. 6b, puis art. 6f) de l’Ordonnance 2 COVID-19 permet en substance aux sociétés d’organiser leur assemblée in absentia, selon trois variantes organisationnelles:

  1. «forme électronique»: tous les participants doivent se réunir en même temps électroniquement. Il doit être assuré que chaque participant soit authentifié, puisse s’exprimer durant l’assemblée générale, entendre les votes des autres participants et exercer ses droits ; l’exigence d’un visuel n’est pas prescrite.
  2. «par écrit»: les droits s’exercent «par écrit», ce qui nécessite une signature manuscrite ou une signature électronique qualifiée. Un vote par e-mail n’est donc pas admis.
  3. «par l’intermédiaire d’un représentant indépendant désigné par l’organisateur»: le représentant indépendant est une personne désignée par la société mais qui ne dépend pas d'elle. Il vote selon les instructions des détenteurs de droits sociaux qui lui donnent procuration. Lorsqu’il n’a reçu aucune instruction, il s’abstient. Les procurations et les instructions au représentant peuvent être délivrées par voie électronique.

La première variante a l’avantage de permettre un échange et un débat avant de procéder au vote.

L’Ordonnance 2 COVID-19 suspend donc le droit des personnes à participer physiquement à l’assemblée et offre les trois alternatives susmentionnées. C’est l’organisateur de la réunion qui décide comment il veut procéder; il impose ensuite son choix aux participants.

II. Evolution actuelle et prochaine

Dans le cadre de l’assouplissement des mesures liées au COVID-19, le Conseil fédéral a décidé que l’article 6f susmentionné aurait effet jusqu’au 30 juin 2020. Ensuite, les assemblées «physiques» devraient à nouveau être la norme, les règles dérogatoires (forme écrite / forme électronique) étant abrogées. Il sera toujours possible de participer à une assemblée par l’intermédiaire d’un tiers muni d’une procuration, mais l’organisateur ne pourra plus imposer ce mode aux participants.

La situation sanitaire actuelle continue d’imposer des contraintes,
même si les organisateurs d’assemblées ont le choix des contraintes.

Cela étant, à partir du 6 juin 2020 déjà, il sera possible d’organiser une manifestation comptant jusqu’à 300 personnes. C’est dire que la plupart des assemblées de sociétés pourront se tenir physiquement dès cette date. L’organisateur devra toutefois élaborer et mettre en œuvre un plan de protection. Ce plan devra garantir que le risque de transmission est réduit au minimum (respect de la distanciation principalement). S’il y a un «contact étroit» entre les personnes (i.e. elles se tiennent à moins de deux mètres les unes des autres pendant plus d’un quart d’heure), alors l’organisateur devra récolter les données personnelles des participants pour permettre une traçabilité future ; il devra conserver les données pendant 14 jours.

Un organisateur d’assemblée peut, jusqu’au 30 juin 2020, convoquer une assemblée et prévoir l’exercice obligatoire des droits sociaux sous forme écrite, électronique ou via un représentant indépendant. Dans le même délai (mais au moins 4 jours avant l’assemblée), il peut également prescrire qu’une assemblée déjà convoquée sera tenue sous forme écrite, électronique ou via un représentant indépendant, cela même si la date prévue pour la tenue de l’assemblée ainsi convoquée est postérieure au 30 juin.

C’est dire que les assemblées in praesentia et les assemblées in absentia cohabiteront du 6 juin à la fin de l’été (s’agissant d’assemblées convoquées jusqu’au 30 juin).

Les assemblées convoquées dès le 1er juillet 2020 seront tenues selon les règles ordinaires, sous les deux réserves déjà mentionnées:

  • Le nombre maximal de personnes qui pourront se rassembler sera de 300 jusqu’au 5 juillet 2020, puis de 1000 dès le 6 juillet 2020.
  • L’organisateur de l’assemblée devra élaborer et mettre en œuvre un plan de protection.

En conclusion, la situation sanitaire actuelle continue d’imposer des contraintes, même si les organisateurs d’assemblées ont le choix des contraintes (plan de protection ou assemblée in absentia). Selon le cas, il peut être avantageux pour un organisateur de convoquer l’assemblée d’ici au 30 juin et de faire usage, par exemple, de la possibilité d’imposer la vidéoconférence.