La Cour des comptes vaudoise épingle l’organisation administrative de l’Université de Lausanne (UNIL). Dans un audit publié mercredi, elle cible en particulier le processus d’achats de biens et de services ainsi que celui du recrutement de cadres. Elle recommande à l’institution de rattraper le retard pris dans ces domaines.

Alors que la recherche et l’enseignement de l’UNIL font l’objet d’évaluations régulières pour son accréditation, la Cour des comptes s’est dès lors intéressée à plusieurs processus administratifs de la haute école. Malgré des projets d’amélioration déjà lancés, son audit souligne «la nécessité pour la direction de l’UNIL de fournir des efforts supplémentaires afin de garantir la performance de son organisation». Elle émet dix recommandations dans ce sens.

«Nous n’avons pas détecté de dysfonctionnements graves ni rien de frauduleux, mais des risques existent au sein de l’UNIL», affirme Nathalie Jaquerod, présidente de la Cour des comptes et magistrate responsable de cet audit. «Nous avons surtout constaté un important retard pris au niveau informatique et comptable», explique-t-elle.

Plusieurs faiblesses

La magistrate rappelle que le Canton de Vaud verse une subvention annuelle de près de 340 millions de francs à l’UNIL sur un budget total d’environ 700 millions. L’audit a d’abord porté sur la manière dont elle réalise ses achats de biens et de services, qui avoisinent les 100 millions de francs, soit environ 15% des charges totales selon les comptes annuels publiés.

Le rapport soulève plusieurs faiblesses. D’une part, le processus d’achat est «très peu dématérialisé et encore fortement dépendant du papier, notamment à cause d’un système comptable obsolète». Il est ainsi «difficile d’obtenir des données consolidées, fiables et exploitables à des fins d’analyse et de contrôles», rendant par exemple «laborieux» le suivi du budget et des dépenses.

«Il manque une vue d’ensemble des achats réalisés. Les pratiques d’achat ne sont pas assez harmonisées et unifiées. Seuls quelques achats de biens courants sont effectués de manière centralisée», relève Mme Jaquerod. La Cour note qu’il n’y a pas d’inventaire pour des biens d’une durée de vie supérieure à un an. Pire, ces biens n’apparaissent pas dans la comptabilité, constate-t-elle.

Les achats «excessivement décentralisés» ne permettent pas de tirer pleinement profit des économies d’échelles potentielles ni d’identifier facilement les risques de non-conformité aux règles sur les marchés publics, selon la magistrate.

Audit étendu aux RH

A la suite de constats sur cette première partie de l’audit et aussi de signalements reçus par la Cour, celle-ci a étendu son examen au domaine des ressources humaines (RH). En particulier dans les procédures de recrutement des cadres.

Il en ressort que le Service des ressources humaines (SRH) «ne soutient pas suffisamment la direction de l’UNIL dans la mise en œuvre d’une politique de gestion des RH de qualité», note l’audit. Les décisions de recrutement de cadres «ne sont pas assez formalisées».

Ce qui ne permet pas de comprendre certains engagements, ou maintiens en poste, alors que les dossiers de recrutement ne plaident pas pour les choix opérés. Il y a parfois une inadéquation entre les compétences requises selon le cahier des charges et celles des candidats retenus, explique en substance Mme Jaquerod.

La Cour a aussi observé que les mesures d’accompagnement préconisées à l’entrée en fonction de ces cadres n’étaient pas systématiquement réalisées (mesures de coaching, formation complémentaire, etc). Autre constat: des pièces importantes dans les dossiers analysés n’ont pas pu être retrouvées, comme les formulaires d’entretien de fin de période d’essai qui sont une exigence légale.

«Volonté de progresser»

Enfin, la Cour a examiné la gouvernance mise en place par la direction de l’UNIL et le positionnement de ses services centraux. «Ceux-ci ne disposent pas de l’autorité nécessaire - donc de légitimité - pour assurer une application uniforme des processus dont ils sont pourtant responsables au sein de l’entier de l’UNIL, y compris dans les facultés», commente Mme Jaquerod.

La structure «matricielle» de l’Université, avec une direction composée d’un secrétariat général et de six dicastères, le tout entouré de nombreux services et unités transversales, auxquels s’ajoutent sept facultés disposant de leur propre organisation, est «complexe», constate l’audit.

La Cour des comptes recommande dès lors à la direction de l’UNIL de développer un processus d’achat performant, d’améliorer la performance du SRH et d’optimiser l’organisation administrative de la direction. Elle salue au passage «sa volonté de progresser».

De son côté, la direction de l’UNIL accepte les recommandations émises, à l’exception de celle portant sur la centralisation des achats. Elle estime qu’une centralisation totale ne permettrait pas de répondre aux besoins réels de l’UNIL.