Pourquoi la digitalisation est devenue indispensable?

Aujourd’hui, les institutions financières doivent faire face à une complexité croissante en matière de conformité transfrontalière. Entre exigences réglementaires strictes, différences entre juridictions et un paysage financier mondial en constante évolution, les banques doivent impérativement fournir à leurs banquiers privés des outils efficaces et une formation adaptée.

Si beaucoup ont déjà entamé leur transition digitale, le succès de cette transformation repose sur une mise en œuvre cohérente et sur l’intégration de bonnes pratiques à tous les niveaux. À partir des enseignements tirés du secteur financier suisse, nous explorons ici les approches les plus efficaces pour digitaliser et optimiser les contrôles de conformité transfrontalière — qu’ils soient autonomes ou intégrés dans les systèmes existants.

Les bonnes pratiques des solutions autonomes

Des formations en ligne ciblées et pertinentes

Première étape essentielle: s’assurer que chaque Relationship Manager (RM) se voit attribuer les bons pays, conformément aux principes de "pureté des marchés" de la FINMA. Généralement, un RM peut couvrir jusqu’à quatre ou cinq juridictions, parfois regroupées par zones géographiques. Certaines banques préfèrent attribuer les marchés stratégiques à des équipes dédiées, tandis que les marchés secondaires sont souvent gérés par un desk centralisé fonctionnant sur la base de la sollicitation inversée, pour rester en conformité sans multiplier les ressources.

Une fois les attributions définies, deux modèles de formation coexistent:

• Modèle ciblé: les banquiers ne se forment que sur leurs marchés principaux.
• Modèle flexible: ils peuvent s’auto-inscrire à tous les modules, avec une obligation de suivre ceux correspondant à leurs marchés clés.

La fréquence des formations varie: annuelle dans la plupart des cas, biennale parfois, ou à chaque mise à jour des manuels. Dans tous les cas, la formation doit être finalisée dans un délai de 1 à 3 mois après l’attribution d’un pays, et toujours avant toute interaction client ou déplacement.

Le respect de ces formations n’est pas optionnel. En cas de non-conformité, les sanctions vont de la limitation des déplacements à une réduction du bonus, voire, dans certains cas, à des avertissements ou un blocage d’accès aux comptes concernés.

Des outils digitaux accessibles et sécurisés

Les outils digitaux fournissant les règles transfrontalières sont désormais courants, mais leur accès est géré avec plus ou moins de finesse. Si certaines banques permettent la consultation de toutes les juridictions couvertes, d’autres limitent l’accès aux seuls pays pour lesquels une formation a été validée.

Pour assurer une bonne gouvernance, la traçabilité est essentielle. Avant tout déplacement, le banquier doit effectuer des vérifications formelles pour s’assurer de ce qu’il peut ou non faire dans le pays visité. Ces contrôles sont documentés, et après chaque rendez-vous avec un client domicilié à l’étranger, un rapport contenant une trace d’audit est souvent requis.

Les meilleures pratiques des solutions intégrées

Intégration dans le système bancaire central

Intégrer les contrôles transfrontaliers directement dans le système bancaire central permet d’automatiser certaines restrictions. Par exemple:

• L’accès aux comptes de clients internationaux est bloqué si la formation requise n’a pas été suivie.
• Les communications marketing sont filtrées pour empêcher la diffusion de messages non conformes.
• Les propositions d’investissement sont soumises à des contrôles avant et après transaction, selon les règles des juridictions concernées.
• Certains outils vont plus loin, avec des vérifications fiscales automatiques ou un rééquilibrage des portefeuilles selon les contraintes transfrontalières.

Intégration dans le CRM

Les systèmes de gestion de la relation client (CRM) offrent une autre opportunité d’automatiser la conformité. Dès le premier contact avec un client, des vérifications s’activent pour garantir le respect des règles transfrontalières. Les demandes de voyage sont également intégrées dans le CRM, et l’autorisation dépend de l’état de formation du banquier.

Intégration dans le système RH

Enfin, relier la conformité transfrontalière au système des ressources humaines permet d’automatiser l’attribution des formations en fonction du rôle et de la zone géographique du banquier. Le suivi devient alors plus réactif: les équipes de conformité peuvent détecter les écarts et agir immédiatement, sans dépendre de vérifications manuelles.

Conclusion

La conformité transfrontalière est devenue un enjeu majeur dans un monde bancaire de plus en plus connecté et réglementé. Pour faire face à cette complexité, la digitalisation s’impose comme une réponse efficace à condition qu’elle soit accompagnée de règles claires, d’une mise en œuvre cohérente et d’une intégration intelligente dans les processus existants.

En adoptant ces meilleures pratiques, les banques renforcent leur gouvernance, limitent les risques et donnent à leurs équipes les moyens d’agir en toute confiance à l’échelle internationale.